Codice etico di Maico Italia

15 Aprile 2024

 

“Il Codice Etico: la base di un rapporto di fiducia reciproca”

 

INDICE 

1. Premessa: la Società Maico Italia
2. Guida all’uso del Codice Etico
3. A chi si rivolge e quando si applica
4. I principi ispiratori
5. Criteri di condotta e rapporti con gli stakeholder
6. I rapporti interni
7. I rapporti con l’esterno
8. Contabilità e controllo interno
9. Principali fattispecie di reato
10. Modalità di attuazione, diffusione e controllo
11. Segnalazioni

 

1. PREMESSA: LA SOCIETÀ MAICO ITALIA

Partner della multinazionale tedesca Maico Holding, Maico Italia S.r.l. (già Maico Italia S.p.A.) con i marchi Elicent e Dynair è un polo industriale italiano di primaria importanza specializzato nella ventilazione per l’edilizia (un settore dalle molteplici applicazioni sia civili che industriali/impiantistiche) e pone da sempre al centro dell’attenzione una tecnologia funzionale al benessere comune e alla sicurezza.

L’Azienda, impegnandosi nella continua ricerca dell’eccellenza dei propri servizi e prodotti, dispone di un’offerta ampia e articolata rigorosamente Made in Italy; presso la sede di Lonato del Garda, in provincia di Brescia, viene progettata e prodotta l’intera gamma dei ventilatori distribuiti in tutto il mondo: aspiratori industriali, civili e per atmosfere esplosive, ventilazione e ventilazione meccanica controllata, antincendio, barriere d’aria, riscaldamento, linea igiene.

Membro di ANIE e della prestigiosa AMCA, Maico Italia è in grado di offrire un servizio di supporto personalizzato in costante aggiornamento, garantito dall’impiego di mezzi tecnologici all’avanguardia, da uno staff tecnico qualificato e dalla competenza di oltre quarantacinque anni di esperienza nel settore.

La Sua missione è incentrata sulla crescita e sulla creazione di valore, attraverso la fornitura di prodotti e di servizi innovativi per la massima soddisfazione delle esigenze del cliente, nel dovuto rispetto dei legittimi interessi di tutte le categorie di soggetti con i quali viene in contatto, delle pratiche di equità e correttezza nella gestione del rapporto di lavoro, delle norme sulla sicurezza dei lavoratori e nel rispetto delle leggi e delle disposizioni regolamentari applicabili ai suoi diversi campi di attività.

Sulla base di tali principi, Maico Italia si impegna a porre in essere una condotta corretta e imparziale. Tutti i rapporti di affari dovranno essere improntati a integrità e lealtà e dovranno essere intrattenuti senza alcun conflitto tra interessi aziendali e personali.

Per raggiungere questo obiettivo, Maico Italia richiede ai propri dipendenti, nello svolgimento delle loro mansioni, il rispetto dei più elevati standard di condotta negli affari, come stabilito nel presente Codice Etico, già approvato dal Consiglio di Amministrazione della Società in data 25.07.2011 e oggetto del presente aggiornamento in data 15.04.2024.

Il Codice Etico (di seguito “il Codice”) costituisce un elemento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo che Maico Italia si impegna a rafforzare e sviluppare continuamente. Esso rappresenta una guida e un supporto per ogni dipendente, tale da metterlo in grado di perseguire la missione aziendale nella maniera più efficace.

Per garantire l’osservanza del Codice Maico Italia ha istituito al proprio interno un Organismo di Vigilanza per la segnalazione delle violazioni al D.Lgs. 231/2001; le eventuali violazioni sono sanzionate con l’applicazione delle misure disciplinari di cui al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato.

Le eventuali violazioni del Codice che non attengono al D.Lgs. 231/2001 sono segnalate al Direttore del Personale e sanzionate con l’applicazione del CCNL di riferimento.

In considerazione di quanto sopra, Maico Italia:

– garantisce la tempestiva diffusione del Codice presso tutti i destinatari;

– garantisce che tutti gli aggiornamenti e le modifiche siano tempestivamente portati a conoscenza di tutti i destinatari del Codice;

– fornisce un adeguato sostegno formativo e informativo, mettendo a disposizione un adeguato supporto in caso di dubbi di interpretazione del Codice;

– garantisce che i dipendenti che segnalino violazioni del Codice non siano soggetti ad alcuna forma di ritorsione;

– adotta provvedimenti sanzionatori equi e commisurati al tipo di violazione del Codice e garantisce di applicarli indistintamente a tutte le categorie di dipendenti avendo a riferimento le disposizioni di legge, di contratto e di normativa vigente;

– attiva verifiche periodiche atte ad accertare il rispetto delle norme del Codice;

– si adopera per fare in modo che i principi del Codice siano condivisi da consulenti, da fornitori e da qualsiasi altro soggetto che intrattenga rapporti d’affari con la Società;

– non instaura né prosegue rapporti d’affari con chiunque si rifiuti espressamente di rispettare i principi del Codice.

Lo scopo del Codice è quello di definire con chiarezza l’insieme dei principi e dei valori che la Società condivide e fa propri ed i conseguenti comportamenti attesi dai propri dipendenti, amministratori, collaboratori e, più in generale, da chiunque operi in favore o a nome di Maico Italia.

L’osservanza del Codice è, pertanto, di importanza imprescindibile per l’efficienza, l’affidabilità̀ e la reputazione dell’Azienda. 

2. GUIDA ALL’USO DEL CODICE ETICO

Il Codice è il documento ufficiale nel quale sono fissati i principi etici che Maico Italia rispetta, nei quali si rispecchia e ai quali coerentemente si devono ispirare tutti i soggetti con i quali essa viene in contatto nella conduzione delle attività aziendali.

Il Codice è volto ad esplicitare e rendere chiaro, inequivocabile e comprensibile a tutti coloro che operano all’interno o che comunque sono legati a Maico Italia il rispetto dei suddetti principi etici.

Il Codice è portato a conoscenza di tutti i destinatari in luogo accessibile, con le modalità più appropriate ed è consultabile nel sito internet della Società (www.maico-italia.it) e nella intranet aziendale dai quali è liberamente scaricabile. Una copia può inoltre essere richiesta al Direttore del Personale.

Il Codice è adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione che provvede, altresì, ad approvare i successivi aggiornamenti.

Il Codice può essere modificato su proposta dell’Organismo di Vigilanza:

– alla luce dei contributi ricevuti dai dipendenti e dagli altri soggetti destinatari;

– alla luce delle evoluzioni normative e delle più affermate prassi internazionali, nonché dell’esperienza acquisita nell’applicazione del Codice stesso.

Le eventuali modifiche al Codice sono approvate dal Consiglio di Amministrazione, pubblicate e rese disponibili con le modalità sopra riportate.

 

3. A CHI SI RIVOLGE E QUANDO SI APPLICA

3.1. I destinatari

Il Codice si rivolge agli amministratori, agli organi di controllo, ai dirigenti, ai dipendenti, ai collaboratori nonché a tutti coloro che operano, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, per perseguire gli obiettivi di Maico Italia (in seguito: “destinatari”).

In particolare, i destinatari si distinguono in destinatari obbligati, e pertanto sanzionabili in caso di violazioni, e in destinatari non obbligati.

Sono destinatari obbligati del Codice ed in quanto tali tenuti a osservarne i principi in esso contenuti, gli amministratori, i sindaci, i soci, i dipendenti, i dirigenti, i collaboratori nonché qualsiasi soggetto eserciti la gestione e il controllo di Maico Italia, a prescindere dalla qualifica giuridico-formale.

Sono altresì destinatari obbligati del Codice tutti i collaboratori che intrattengono un rapporto di lavoro a qualsiasi titolo, anche occasionale, con Maico Italia, gli agenti, i lavoratori parasubordinati, i partner, i fornitori, i consulenti e chiunque svolga attività in nome e per conto di Maico Italia o sotto il controllo della stessa.

Sono destinatari non obbligati e quindi non sottoposti a sanzione per violazione delle disposizioni del Codice: i fornitori, i consulenti e i partner quando non svolgono attività in nome o per conto di essa, nonché i beneficiari delle iniziative di Maico Italia e tutti i portatori di interesse nei confronti della stessa.

Nei confronti dei destinatari non obbligati, il rispetto e la condivisione del Codice può costituire un criterio per la scelta dei soggetti con i quali instaurare o mantenere rapporti. Sarà cura della funzione competente ottenere da questi soggetti l’assunzione dell’impegno al rispetto del Codice.

Il Codice, nel definire le regole di comportamento da rispettare nell’espletamento delle attività aziendali, fornisce le norme di condotta da seguire non solo nei rapporti tra i colleghi ma anche nei rapporti con i clienti, i fornitori, i partner, le istituzioni pubbliche, le organizzazioni politiche e sindacali e, in generale, tutti gli altri stakeholder con cui Maico Italia si relaziona.

Maico Italia auspica che i propri stakeholder si riconoscano nei principi sui cui si fonda il presente Codice, che li condividano e li applichino come base per un rapporto di fiducia reciproca.

Anche eventuali Società controllate e partecipate da Maico Italia ricevono il Codice e lo adottano adeguandolo, ove necessario, alle peculiarità della propria realtà aziendale in coerenza alla propria autonomia gestionale. I rappresentanti indicati da Maico Italia negli organi sociali delle partecipate, nei consorzi e nelle joint venture promuovono i principi e i contenuti del Codice negli ambiti di rispettiva competenza.

Il presente Codice è parte integrante del Modello Organizzativo adottato dalla Società ai sensi del D.Lgs. 231/2001. Maico Italia, riconoscendo l’importanza affidata al Codice ed al suo rispetto, definisce canali di comunicazione e procedure idonei al fine di ricevere e gestire le segnalazioni di presunti illeciti, violazioni e/o condotte anomale contrarie al Codice; la mancata osservanza del Codice Etico e dei principi e regole ivi previsti può essere segnalata anche tramite il sistema di whistleblowing descritto nella Procedura Whistleblowing.

3.2. Diffusione ed osservanza del Codice

La conoscenza e l’osservanza del Codice da parte di tutti i suoi destinatari sono condizioni primarie per la trasparenza e l’immagine della Società.

A tal fine Maico Italia garantisce ai destinatari la possibilità di accedere e consultare con facilità il Codice presso la bacheca e sulla intranet aziendale.

Ad ogni destinatario è richiesta la conoscenza dei principi e dei contenuti del Codice nonché́ delle procedure di riferimento che regolano le funzioni svolte e le responsabilità ricoperte. In caso di instaurazione di nuovi rapporti di lavoro subordinato o collaborazione (anche occasionale), di nuovi contratti commerciali o accordi (convenzioni, atti di nomina, ecc.), questi dovranno contenere un esplicito riferimento e rinvio al Codice.

Maico Italia vigila sull’osservanza del presente documento, predisponendo adeguati strumenti e procedure di informazione, prevenzione e controllo, assicurando altresì la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere e intervenendo, se necessario, con azioni correttive.

L’attuazione del Codice dipende dall’impegno e dalla responsabilità di tutti, attraverso la piena consapevolezza dei contenuti del presente documento e dei valori che lo hanno ispirato. Si richiede, infatti, a tutti i destinatari di:

– prendere visione del Codice;

– comprendere i principi e le regole di condotta in esso esplicitati;

– rivolgersi agli organi preposti alla diffusione, sensibilizzazione ed osservanza del Codice per ottenere consigli circa l’applicazione del Codice stesso;

– osservare il Codice e contribuire attivamente alla sua concreta applicazione, anche segnalando eventuali comportamenti di dubbia conformità.

Per conseguire quanto sopra, Maico Italia è impegnata a dare la massima diffusione del Codice verso i destinatari anche grazie a iniziative di formazione/informazione finalizzate alla condivisione dei contenuti del presente documento e a creare consapevolezza sui principi e le regole di condotta per l’attività quotidiana e sulle modalità di attuazione.

4. I PRINCIPI ISPIRATORI

Maico Italia attua e promuove una serie di principi fondamentali – riportati di seguito – che ispirano la cultura, i comportamenti e la modalità di fare impresa dei destinatari.

Tutti i destinatari, nell’ambito del proprio ruolo e delle specifiche responsabilità attribuite, sono chiamati ad agire nel rispetto dei principi e dei contenuti del Codice.

4.1. Legalità

Il rispetto di tutte le leggi, delle normative applicabili, delle disposizioni statutarie e del Codice Etico è condizione imprescindibile per qualsiasi azione, operazione e negoziazione. In nessun modo sono ammessi comportamenti in violazione alle disposizioni vigenti, neanche se effettuati per gli interessi di Maico Italia.

Maico Italia promuove l’integrità, l’onestà, la correttezza e la leale competizione tra le parti nel raggiungimento di obiettivi sfidanti e nuovi traguardi, impegnandosi a rispettare sempre ogni interlocutore, compresi i concorrenti.

4.2. Imparzialità ed equità

Nello svolgimento dell’attività e nei rapporti con qualsivoglia interlocutore, Maico Italia opera secondo imparzialità e non ammette alcuna discriminazione diretta o indiretta connessa all’età, al genere, all’orientamento sessuale e all’identità di genere, alla disabilità, allo stato di salute, alla razza o all’origine etnica, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.

4.3 Rispetto e valorizzazione delle persone

Maico Italia tutela il valore del proprio personale e promuove il rispetto dell’integrità psicofisica, morale, culturale della persona e garantisce quella fisica di dipendenti e collaboratori. Lo fa attraverso condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e delle regole comportamentali e mediante ambienti di lavoro sicuri e salubri.

La Società opera per prevenire ogni forma di intimidazione, mobbing o stalking nell’ambiente di lavoro e per impedire atteggiamenti interpersonali ingiuriosi o diffamatori.

Maico Italia ricerca la soddisfazione del proprio personale attraverso il sostegno di iniziative finalizzate a ottenere un ambiente di lavoro ispirato dalla motivazione e dal coinvolgimento, favorendo l’acquisizione di nuove competenze e in grado di misurare, riconoscere e gratificare il contributo di ogni singolo individuo e del lavoro di squadra.

4.4. Trasparenza e completezza

In Maico Italia la correttezza, la completezza e la trasparenza delle informazioni costituiscono un asset determinante per consentire agli stakeholder di prendere decisioni autonome e consapevoli.

Maico Italia promuove a tutti i livelli una comunicazione trasparente, chiara e
completa, adottando forme e contenuti di verificabile veridicità, nonché́ di immediata comprensione rispetto ai diversi interlocutori.

4.5. Riservatezza

Maico Italia assicura la necessaria riservatezza nella gestione delle informazioni di cui dispone, astenendosi dal comunicare dati riservati, salvo in caso di espressa autorizzazione degli interessati e/o in conformità alle norme vigenti.

In ogni caso, tutti i destinatari del Codice devono preservare informazioni e dati riservati (acquisiti in relazione all’attività svolta) da qualsiasi utilizzo per scopi non connessi all’attività lavorativa o per finalità̀/vantaggi personali e comunque non autorizzati.

4.6. Qualità̀, diligenza e professionalità̀

Maico Italia si impegna a migliorare costantemente la qualità̀ dei prodotti e servizi offerti alla clientela.

Lo svolgimento di ogni attività è improntato al massimo impegno e alla diligenza professionale, nella reciproca consapevolezza che puntare su figure professionali adeguate alle funzioni e alle responsabilità assegnate è il più̀ sicuro presidio della reputazione aziendale.

5. CRITERI DI CONDOTTA E RAPPORTI CON GLI STAKEHOLDER

Maico Italia struttura e sviluppa la propria attività imprenditoriale richiedendo a tutti i dipendenti e a tutti gli altri soggetti destinatari del Codice di adeguare i loro comportamenti ai valori cui la Società si ispira nella gestione degli affari.

In particolare, Maico Italia riconosce e fa propri i seguenti criteri di condotta nello svolgimento delle proprie attività e nei rapporti con gli stakeholder:

5.1. Dovere di imparzialità e situazioni di conflitto di interessi

Maico Italia richiede agli amministratori, agli organi di controllo, ai dirigenti e a tutti i dipendenti di operare con imparzialità, rigore e trasparenza e di non assumere decisioni né svolgere attività (anche nell’esercizio delle proprie funzioni) in conflitto – anche solo potenziale – con gli interessi dell’impresa e dei clienti o comunque in contrasto con i propri doveri d’ufficio.

Per l’effetto, in tutte le ipotesi in cui si subiscano illegittime pressioni, lusinghe o richieste di favori che riguardino la propria o l’altrui attività lavorativa oppure si ricevano proposte che tendano a far venir meno il dovere di imparzialità, è fatto espresso obbligo di informare senza indugio l’Organismo di Vigilanza.

Per quanto tutte le decisioni e le scelte imprenditoriali prese per conto di Maico Italia debbano corrispondere al migliore interesse per la Società, i dipendenti e gli altri soggetti destinatari del Codice devono però evitare ogni possibile conflitto di interesse, con particolare riferimento a interessi personali o familiari (per esempio: l’esistenza di partecipazioni finanziarie o commerciali con fornitori, clienti o concorrenti; vantaggi impropri derivanti dal ruolo svolto all’interno della Società; trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni, possesso o negoziazione di titoli, ecc.) che potrebbero influenzare l’indipendenza di giudizio nel decidere quale sia il miglior interesse della Società e il modo più opportuno di perseguirlo.

Qualsiasi situazione che costituisca o generi un possibile conflitto deve essere immediatamente riferita all’Organismo di Vigilanza. In caso di dubbi sulla condotta da adottare, i soggetti di cui sopra comunicano formalmente al proprio responsabile di struttura la situazione che configura un potenziale conflitto d’interesse se dipendente, ovvero al proprio referente aziendale se soggetto diverso.

Ogni dipendente deve comunicare, altresì, all’Organismo di Vigilanza l’eventuale esistenza di un’attività lavorativa su base stabile con un’altra Società o qualsiasi relazione di tipo finanziario, commerciale, professionale, familiare o amichevole tale da poter influire sull’imparzialità della sua condotta.

Anche fornitori e partner si dovranno astenere, nei rapporti con Maico Italia, dal porre in essere attività, anche occasionali, che possano configurare conflitti con gli interessi di Maico Italia. Oppure che possano interferire con la capacità di assumere decisioni coerenti con gli obiettivi aziendali.

In questo senso i fornitori e i partner che si trovino in una situazione di conflitto di interesse diretto o indiretto (anche solo apparente ed anche se relativa a società̀ controllanti e/o controllate) devono dichiararlo formalmente prima di interagire con Maico Italia o appena ne vengano a conoscenza, ovvero nel corso dell’esecuzione di un contratto, per consentire al management di effettuare scelte consapevoli nel rispetto dei principi etici di Maico Italia.

5.2. Obbligo di riservatezza

Le conoscenze sviluppate da Maico Italia costituiscono una fondamentale risorsa che ogni dipendente e destinatario del Codice deve tutelare. Infatti, in caso di impropria divulgazione di tali conoscenze, la Società potrebbe subire un danno sia patrimoniale sia di immagine.

Pertanto, i dipendenti e gli altri destinatari sono tenuti a non rivelare a terzi informazioni riguardanti le conoscenze tecniche, tecnologiche e commerciali della Società così come altre informazioni non pubbliche relative ad essa, se non nei casi in cui tale rivelazione sia richiesta da leggi o da altre disposizioni regolamentari o laddove sia espressamente prevista da specifici accordi contrattuali in cui le controparti si siano impegnate a utilizzarle esclusivamente per i fini per i quali dette informazioni sono trasmesse e a mantenerne la confidenzialità.

Gli obblighi di riservatezza di cui al Codice permangono anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

5.3. Tutela della privacy e sicurezza informatica

In ottemperanza a tutte le leggi vigenti in materia di riservatezza, Maico Italia garantisce la protezione delle informazioni relative a tutti i destinatari e ai terzi (generate o acquisite all’interno e nelle relazioni d’affari) ed esclude ogni improprio utilizzo, grazie all’adozione sistematica di idonee e preventive misure di sicurezza per tutte le banche dati che raccolgono e custodiscono dati personali.

I destinatari del Codice, nell’ambito dei propri compiti, acquisiscono e trattano solo i dati necessari e opportuni allo svolgimento delle proprie attività e comunque in linea con gli standard e le regole di sicurezza definite dall’azienda.

Maico Italia, nell’ambito dell’adozione di efficaci politiche di sicurezza informatica e di protezione della riservatezza, vieta a chiunque di:

1. a) alterare documenti informatici, pubblici o privati, aventi efficacia probatoria;
2. b) accedere abusivamente al sistema informatico o telematico di soggetti pubblici o privati;
3. c) accedere abusivamente al proprio sistema informatico o telematico al fine di alterare e /o cancellare dati e/o informazioni;
4. d) detenere e utilizzare abusivamente codici, parole chiave o altri mezzi idonei all’accesso a un sistema informatico o telematico di soggetti concorrenti, pubblici o privati, al fine di acquisire informazioni riservate;
5. e) detenere e utilizzare abusivamente codici, parole chiave o altri mezzi idonei all’accesso al proprio sistema informatico o telematico al fine di acquisire informazioni riservate;
6. f) svolgere attività di approvvigionamento e/o produzione e/o diffusione di apparecchiature e/o software allo scopo di danneggiare un sistema informatico o telematico, di soggetti, pubblici o privati, le informazioni, i dati o i programmi in esso contenuti, ovvero di favorire l’interruzione, totale o parziale, o l’alterazione del suo funzionamento;
7. g) svolgere attività fraudolenta di intercettazione, impedimento o interruzione di comunicazioni relative a un sistema informatico o telematico di soggetti, pubblici o privati, al fine di acquisire informazioni riservate;
8. h) installare apparecchiature per l’intercettazione, impedimento o interruzione di comunicazioni di soggetti pubblici o privati;
9. i) svolgere attività di modifica e/o cancellazione di dati, informazioni o programmi di soggetti privati o soggetti pubblici o comunque di pubblica utilità;
10. l) svolgere attività di danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici o telematici altrui;
11. m) distruggere, danneggiare, rendere inservibili sistemi informatici o telematici di pubblica utilità.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

5.4. Correttezza nelle pratiche commerciali

Maico Italia concorre attivamente a prevenire e contrastare tutti gli atti di corruzione.

In tal senso, Maico Italia, i suoi dipendenti e gli altri destinatari del Codice si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutti i rapporti sia all’interno che all’esterno della Società.

Nessun dipendente deve direttamente o indirettamente accettare, promettere, richiedere, sollecitare, offrire o pagare somme di danaro o altri favori o utilità (inclusi regali o doni, ad eccezione di oggetti commerciali comunemente accettati a livello internazionale), anche a seguito di pressioni illecite, al fine di ottenere o mantenere un indebito vantaggio nello svolgimento delle attività lavorative; ciò̀ indipendentemente dalla circostanza che il destinatario di tale atto sia un pubblico ufficiale o un soggetto privato, e a prescindere dall’effettivo indebito vantaggio eventualmente ottenuto.

Per quanto sopra, è vietato ai dipendenti e agli altri destinatari offrire omaggi commerciali, regali o altre utilità che possano costituire violazioni di leggi o regolamenti, o siano in contrasto con il Codice.

È parimenti vietato ai dipendenti e agli altri destinatari (così come ai loro familiari) l’accettazione di omaggi, regali o altri benefici che possano compromettere la loro indipendenza di giudizio.

Atti di cortesia commerciale, come omaggi o forme di ospitalità̀, sono consentiti esclusivamente se di modico valore, tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti, in coerenza con eventuali limiti previsti dalle controparti interessate. E non devono poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio.

È proibita l’accettazione di denaro da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con Maico Italia. Chiunque riceva proposte di omaggi o trattamenti di favore o di ospitalità̀ non configurabili come atti di cortesia commerciale di modico valore, o la richiesta di essi da parte di terzi, dovrà̀ respingerli e informare immediatamente il proprio responsabile o l’organo del quale è parte.

Qualsiasi intervento a promozione degli interessi di Maico Italia può essere svolto soltanto ove permesso e nel rigoroso rispetto delle leggi vigenti e, in ogni caso, in conformità al Codice e alle eventuali procedure specificamente prescritte dalla Società.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

5.5. Prevenzione del riciclaggio del denaro

Maico Italia è costantemente impegnata nel contrastare ogni forma di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo, applicando, laddove ritenuto appropriato, le restrizioni definite per le attività aziendali che coinvolgano determinati Paesi, organizzazioni, individui, società̀ o beni.

Maico Italia e i suoi dipendenti non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo.

Maico Italia e i suoi dipendenti devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali e fornitori, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari.

Maico Italia e tutti i destinatari del Codice devono sempre ottemperare all’applicazione delle leggi antiriciclaggio vigenti.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

5.6. Concorrenza

Maico Italia riconosce l’importanza fondamentale di un mercato competitivo e si impegna a rispettare le norme di legge sulla concorrenza ove applicabili. Maico Italia e i suoi dipendenti evitano pratiche (creazione di cartelli, spartizioni di mercati, limitazioni alla produzione o alla vendita, accordi condizionati, ecc.) tali da rappresentare una violazione delle leggi sulla concorrenza.

Nell’ambito della leale concorrenza, Maico Italia non viola consapevolmente diritti di proprietà intellettuale di terzi.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

5.7. Tutela della salute, sicurezza e ambiente

Le attività di Maico Italia sono condotte in conformità agli accordi e agli standard internazionali e alle leggi, ai regolamenti e alle politiche relative alla tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori, dell’ambiente e della incolumità̀ pubblica.

Maico Italia promuove, nell’ambito delle proprie strutture, un uso razionale delle risorse e un’attenzione alla ricerca di soluzioni innovative anche per garantire il risparmio energetico, a tutela della salvaguardia dell’ambiente.

Ciascun destinatario del Codice, nell’ambito dei propri compiti, partecipa attivamente al
processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e dell’incolumità̀
pubblica, della tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stesso, dei colleghi e dei terzi. Inoltre, tutti sono chiamati a promuovere un migliore utilizzo delle risorse naturali nel rispetto dei richiamati principi etici e di responsabilità sociale.

6. I RAPPORTI INTERNI

Maico Italia riconosce che la motivazione e la professionalità del proprio personale sono un fattore essenziale per il mantenimento della competitività, la creazione di valore per gli azionisti e la soddisfazione del cliente.

I seguenti principi confermano l’importanza del rispetto per l’individuo e, conformemente alle leggi nazionali e alle Convenzioni fondamentali dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (O.I.L.), garantiscono equità di trattamento ed escludono qualsiasi forma di discriminazione.

6.1. Principi di comportamento

Il Codice è parte integrante e sostanziale del contratto di lavoro di ogni dipendente.

Di conseguenza, Maico Italia esige da tutti i dipendenti una rigorosa osservanza delle disposizioni del Codice. Qualsiasi violazione delle disposizioni in esso contenute è perciò trattata con fermezza con la conseguente adozione di adeguate misure sanzionatorie.

I dipendenti, pertanto, sono tenuti a:

1. a) far proprie compiutamente le disposizioni e politiche del Codice riguardanti la loro specifica mansione, anche partecipando a eventuali attività di formazione;
2. b) adottare azioni e comportamenti coerenti con il Codice e astenersi da ogni condotta che possa ledere la Società o comprometterne l’onestà, l’imparzialità o la reputazione;
3. c) segnalare tempestivamente eventuali violazioni del Codice;
4. d) uniformarsi a tutte le disposizioni interne, introdotte allo scopo di osservare il Codice o individuare violazioni dello stesso;
5. e) consultare il Direttore del Personale per ottenere chiarimenti circa l’interpretazione del Codice;
6. f) cooperare pienamente alle eventuali indagini svolte in relazione a violazioni del Codice, mantenendo il più stretto riserbo circa l’esistenza di dette indagini e partecipare attivamente, ove richiesto, alle attività di auditing sul funzionamento del Codice.

Chiunque rivesta il ruolo di capo, responsabile o dirigente deve rappresentare un esempio, fornire leadership e guida in conformità ai principi di condotta negli affari contenuti nel Codice e, con il comportamento, deve dimostrare ai dipendenti che il rispetto del Codice è un aspetto fondamentale del loro lavoro, accertandosi che i dipendenti siano consapevoli che i risultati di business non vanno mai disgiunti dal rispetto dei principi del Codice.

6.2. Tutela dei diritti e della dignità

Maico Italia sostiene e diffonde a tutti i livelli il rispetto dei diritti umani, quale presupposto irrinunciabile per la costruzione di società̀ fondate sui principi di uguaglianza, solidarietà̀ e per la tutela dei diritti civili, politici, sociali, economici e culturali e dei diritti cosiddetti di terza generazione (diritto all’autodeterminazione, alla pace, allo sviluppo e alla salvaguardia dell’ambiente).

Sono inoltre osservati e attivamente promossi il riconoscimento e la salvaguardia della dignità, della libertà e dell’uguaglianza degli esseri umani, la tutela del lavoro, della salute, della sicurezza e dell’ambiente.

Maico Italia promuove la lealtà̀, la correttezza e il rispetto nei rapporti tra i dipendenti, a prescindere dai livelli di responsabilità, fermi restando i ruoli e le diverse funzioni aziendali.

Maico Italia si impegna a prendersi cura dei propri dipendenti favorendone lo sviluppo personale e professionale, con iniziative per accrescerne le capacità e le competenze.

A tutti i dipendenti sono garantite pari opportunità̀ di formazione e di crescita professionale, in linea con i criteri di merito e i risultati conseguiti. La selezione delle persone è effettuata sulla base delle professionalità̀ e delle competenze rispetto alle esigenze aziendali, evitando qualsiasi forma di discriminazione o favoritismo.

6.3. Assunzioni

Coerentemente con quanto sopra, ai dipendenti di Maico Italia viene fatto divieto di accettare o sollecitare promesse o versamenti di denaro o beni o benefici, pressioni o prestazioni di qualsiasi tipo che possano essere finalizzati a promuovere l’assunzione come dipendente di un lavoratore o il suo trasferimento o la sua promozione.

Non è consentito esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della P.A. nell’interesse della Società. In particolare, Maico Italia non assume né attribuisce alcun tipo di incarico professionale né intraprende alcuna attività economica con pubblici ufficiali o impiegati pubblici e loro parenti e affini entro il 3° grado, anche indirettamente per interposta persona, che abbiano partecipato a procedimenti amministrativi (contrattuali o meno) o giudiziari, comportanti vantaggi per Maico Italia negli ultimi 12 mesi.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

6.4. Pari opportunità

Maico Italia garantisce un ambiente di lavoro libero da ogni forma di discriminazione o molestia, promuove l’inclusione e tutela le diversità̀ tra i propri collaboratori.

Maico Italia si impegna a offrire pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento professionale a tutti i dipendenti.

Il responsabile di ogni funzione deve garantire che per tutti gli aspetti del rapporto di lavoro, quali l’assunzione, la formazione, la retribuzione, le promozioni, i trasferimenti e la cessazione del rapporto stesso, i dipendenti siano trattati in modo conforme alle loro capacità di soddisfare i requisiti della mansione, evitando ogni forma di discriminazione e, in particolare, discriminazione per razza, sesso, età, nazionalità, religione e convinzioni personali.

E tutto nella convinzione che la cooperazione tra persone portatrici di culture, prospettive ed esperienze differenti costituisca un elemento fondamentale per l’acquisizione e lo scambio reciproco di nuove competenze e per la gratificazione del contributo di ogni singolo individuo.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente il Garante del Codice.

6.5. Violenze, molestie e mobbing

Maico Italia promuove il benessere organizzativo dei dipendenti nei suoi vari aspetti, sostenendo un ambiente sereno in cui i rapporti interpersonali siano improntati alla correttezza, all’eguaglianza e al reciproco rispetto della libertà e della dignità della persona.

In particolare, si impegna a stabilire misure che tutelino l’integrità fisica e morale dei lavoratori, contrastando pratiche che violino la loro dignità come le violenze, il mobbing e le molestie, anche di natura psicologica.

Pertanto, Maico Italia considera assolutamente inaccettabile e censurabile qualsiasi tipo di molestia o comportamento indesiderato, come quelli connessi alla razza, al sesso o ad altre caratteristiche personali, che abbiano lo scopo e l’effetto di violare la dignità della persona a cui tali molestie o comportamenti sono rivolti, sia all’interno sia all’esterno del posto di lavoro.

A tal fine tutti i dipendenti contribuiscono personalmente alla costruzione e al mantenimento di un clima di rispetto reciproco, mostrando attenzione verso i colleghi e alla sensibilità̀ di ciascuno, in un clima di collaborazione e di aiuto.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

6.6. Tutela della personalità individuale

Maico Italia ripudia chiunque mediante violenza, minaccia, inganno, abuso di una situazione d’inferiorità fisica o psichica o di una situazione di necessità o mediante la promessa o la dazione di somme di denaro o di altri vantaggi eserciti su una persona, poteri corrispondenti a quelli del diritto di proprietà ovvero chiunque riduce o mantiene una persona in stato di soggezione continuativa. In particolare, Maico Italia:

1. a) non diffonde, distribuisce divulga o pubblicizza in alcun modo materiale pornografico minorile, con qualsiasi mezzo anche per via telematica, ovvero divulga notizie o informazioni finalizzate all’adescamento o allo sfruttamento sessuale dei minori;
2. b) non utilizza mano d’opera a basso costo attraverso il lavoro di immigrati, anche minorenni, provenienti da Paesi disagiati o in condizioni di non poter rifiutare un simile impiego.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

6.7. Ambiente di lavoro

I dipendenti devono adoperarsi per mantenere un ambiente di lavoro decoroso, dove la dignità di ciascuno è rispettata.

Allo scopo di consolidare un clima di reciproco rispetto e responsabilità tra le persone, Maico Italia stabilisce per tutti i destinatari del Codice le seguenti prescrizioni:

1. a) divieto di consumare, offrire, distribuire o cedere a qualsiasi titolo sostanze alcoliche, sostanze stupefacenti o sostanze di effetto analogo durante la prestazione lavorativa e/o nei luoghi di lavoro;
2. b) divieto di fumare sul luogo di lavoro (ad esclusione delle aree in cui è consentito farlo), al fine di tutelare la salute propria e quella altrui dagli effetti del “fumo passivo”;
3. c) divieto di porre in essere comportamenti che possano creare un clima intimidatorio o offensivo nei confronti di colleghi o sottoposti al fine di emarginarli o screditarli in qualsivoglia modo nell’ambiente di lavoro.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

6.8. Tutela del patrimonio aziendale

Gli asset aziendali rappresentano un valore fondamentale per favorire l’innovazione e l’eccellenza dei prodotti e servizi offerti.

Maico Italia si adopera affinché l’utilizzo delle risorse disponibili, effettuato in conformità alla normativa vigente e ai contenuti dello statuto, ed in linea con i principi del presente Codice, sia volto a garantire, accrescere e rafforzare il patrimonio aziendale, a tutela della Società stessa, dei soci, dei creditori e del mercato.

Gli amministratori, i dipendenti, i dirigenti e i collaboratori di Maico Italia sono tenuti a utilizzare i beni e le risorse aziendali a cui abbiano accesso o di cui abbiano la disponibilità in modo efficiente e con modalità idonee a proteggerne il valore.

A tal fine, ciascun lavoratore è direttamente e personalmente responsabile della protezione e della conservazione dei beni aziendali, materiali e immateriali, avuti in affidamento per espletare i propri compiti, nonché del loro legittimo utilizzo in modo conforme alle politiche aziendali.

In particolare, ciascun dipendente evita utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda, oppure che siano dettato da motivi professionali estranei al rapporto di lavoro con Maico Italia.

Nessuno dei beni di proprietà di Maico Italia può essere utilizzato per finalità diverse da quelle indicate dalla stessa né per finalità illegali. Ogni bene di proprietà di Maico Italia deve essere registrato nelle scritture contabili, a meno che la normativa non consenta diversamente.

I dipendenti sono chiamati, altresì, ad astenersi da qualsiasi utilizzo dei sistemi informatici aziendali o dei social network che possa rappresentare violazione delle leggi vigenti, offesa alla libertà, all’integrità e alla dignità delle persone. Oppure che possa comportare indebite intrusioni o danni a sistemi informatici altrui anche in conformità a quanto espresso nelle politiche di sicurezza aziendale.

Maico Italia attua, inoltre, ogni sforzo utile per promuovere iniziative e la cultura della cybersecurity in azienda e nel contesto sociale.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

6.9. Salute e sicurezza sul luogo di lavoro, rispetto dell’ambiente 

Maico Italia considera che vivere e lavorare in un ambiente salubre, protetto e sicuro sia presupposto necessario per il benessere e la soddisfazione di ogni persona sul luogo di lavoro.

Per questo contrasta il fenomeno infortunistico e le malattie professionali attraverso l’implementazione, la corretta attuazione e il mantenimento di sistemi di gestione della sicurezza sul lavoro conformi ai requisiti e agli standard internazionali, alle leggi, ai regolamenti e alle politiche nazionali.

Maico Italia non accetta alcun compromesso nel campo della tutela della salute e della sicurezza dei propri dipendenti sul posto di lavoro.

Ogni dipendente di Maico Italia e soggetto con delega in tale materia deve astenersi dal compiere azioni capaci di mettere a repentaglio la salute e la sicurezza propria e di terzi, evitando di porre gli altri dipendenti di fronte a rischi inutili che possano provocare danni alla loro salute o incolumità fisica.

Maico Italia persegue l’obiettivo di garantire una gestione efficace di salute, sicurezza e ambiente, che considera fattori decisivi per il suo successo e, nel rispetto di ciò, tutti coloro che lavorano per la Società sono responsabili della buona gestione di salute, sicurezza e ambiente.

Maico Italia adotta un efficace sistema di gestione ambientale che ottempera a tutte le normative vigenti in materia.

I principi fondamentali a cui si ispira sono i seguenti:

1. a) non inquinare;
2. b) ottimizzare costantemente l’impiego delle risorse;
3. c) sviluppare prodotti sempre più compatibili con l’ambiente.

I fornitori e i soggetti esterni, ove richiesto da norme e regolamenti, in base alla natura del bene e servizio prestato, devono dare evidenza del rispetto da parte loro delle normative sulla sicurezza sul lavoro e sulla tutela dell’igiene e salute sul lavoro.

Chiunque venisse a conoscenza di eventuali inefficienze dei dispositivi di protezione ovvero dei presidi a tutela della sicurezza adottati da Maico Italia è tenuto a darne segnalazione alle funzioni competenti e all’Organismo di Vigilanza.

6.10. Divieto di registrazione di riunioni di lavoro

La Società, richiamando il consolidato orientamento giurisprudenziale in materia, ha circolarizzato un’apposita informativa per disciplinare l’uso di telefoni cellulari o di qualsiasi altro strumento che possa essere usato per registrare riunioni di lavoro in azienda.

Se da un lato è ammessa la registrazione di una riunione di lavoro per utilizzare l’audio come elemento per la denuncia di qualche reato alle forze dell’ordine, oppure per costituire una prova in tribunale (e a patto che sia “pertinente alla tesi difensiva e non eccedente le sue finalità”), dall’altro è vietato rendere noto a terzi (concorrenti o chicchessia interno o esterno all’azienda) il contenuto della conversazione registrata, anche al solo scopo di ledere l’onore di uno dei partecipanti.

Infatti, viola il GDPR il lavoratore che registra una riunione aziendale e ne conserva il supporto per scopi estranei alla propria difesa.

Pertanto, poiché il solo utilizzo che può farsi lecitamente della registrazione è collegato alla tutela dei diritti del lavoratore, Maico Italia vieta espressamente l’uso di tale strumento al di fuori delle ipotesi legislativamente previste.

7. I RAPPORTI CON L’ESTERNO

Maico Italia e i suoi dipendenti sono tenuti a intrattenere e sviluppare i propri rapporti con tutte le categorie di soggetti interessati agendo in buona fede, con lealtà, correttezza, trasparenza e con il dovuto rispetto per i valori fondamentali della Società.

7.1. I rapporti con i Clienti

Maico Italia persegue l’obiettivo di soddisfare pienamente le aspettative del cliente finale, consapevole della necessità di consolidare la fiducia verso la Società.

Pertanto, esige dai propri dipendenti e dagli altri destinatari del Codice che ogni rapporto e contatto con la clientela sia improntato a onestà, correttezza professionale, trasparenza e imparzialità.

I dipendenti devono seguire le procedure interne finalizzate al raggiungimento di questo obiettivo attraverso lo sviluppo e il mantenimento di rapporti proficui e duraturi con i clienti, offrendo competenze sempre aggiornate, sicurezza, assistenza, qualità e valore sostenuto dall’innovazione continua.

I dipendenti nei loro rapporti con i clienti devono evitare ingiuste discriminazioni nelle trattative con gli stessi e non devono fare uso improprio del loro potere contrattuale a danno di un qualsiasi cliente ma devono fornire un’informativa esauriente e accurata sui prodotti e sui servizi, in modo da consentire scelte consapevoli, rispettando gli impegni assunti ed evitando di creare aspettative poi disattese.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

7.2. I rapporti con i Fornitori

Il sistema fornitori svolge un ruolo fondamentale per il miglioramento della competitività di Maico Italia.

I rapporti con i fornitori si svolgono nel rispetto dei criteri di imparzialità, economicità̀, trasparenza, lealtà̀, correttezza, evitando situazioni che possano generare vantaggi personali o conflitti di interesse.

Al fine di garantire costantemente il più elevato livello di soddisfazione del cliente, Maico Italia seleziona i fornitori in base alla loro capacità di offerta in termini di qualità, innovazione, costi e servizi, nel rispetto dei criteri di trasparenza, liceità̀, opportunità̀, efficienza ed economicità̀.

In considerazione della primaria importanza che ha per Maico Italia la condivisione da parte dei suoi partner dei valori del Codice, i dipendenti sono tenuti a selezionare i fornitori secondo metodi adeguati e oggettivi prendendo in considerazione, oltre che qualità, innovazione, costi e servizi offerti, anche i valori enunciati nel Codice.

In tale ottica, Maico Italia promuove l’adozione di standard etici di comportamento da parte dei propri fornitori, anche incentivando il conseguimento di certificazioni quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, quelle di qualità̀ (ISO 9001), ambientali (ISO 14001), sociali (SA 8000), nonché quelle correlate alla sicurezza e alla salute dei lavoratori (ISO 45001).

I dipendenti sono altresì invitati a instaurare e mantenere con i fornitori rapporti stabili, trasparenti e di cooperazione.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

7.3. I rapporti con le Istituzioni Pubbliche

I rapporti con le istituzioni pubbliche sono riservati soltanto alle funzioni e alle posizioni competenti, in coerenza con il sistema di procure e deleghe nonché nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari.

Tali rapporti devono essere trasparenti e ispirati ai valori della Società e, pertanto, non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione di Maico Italia.

Nel cooperare attivamente con le istituzioni pubbliche la Società deve adottare comportamenti caratterizzati da correttezza, professionalità̀ e collaborazione.

Maico Italia non tollera alcun tipo di corruzione nei confronti di pubblici ufficiali, o qualsivoglia altra parte connessa o collegata con pubblici ufficiali, in qualsiasi forma o modo, in qualsiasi giurisdizione interessata, neanche in quelle dove tali attività siano nella pratica ammesse o non perseguite giudizialmente.

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione Maico Italia eviterà di essere rappresentata da un’unica persona fisica, al fine di minimizzare il rischio di rapporti interpersonali non coerenti con la volontà della Società; nel caso in cui ciò non fosse possibile, è comunque garantita la tracciabilità del rapporto.

Ogni soggetto, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione dovrà osservare gli obblighi di informazione nei confronti di Maico Italia e dell’Organismo di Vigilanza; dovrà rendere disponibili ed accessibili atti e documenti prodotti nell’ambito delle proprie funzioni; non dovrà promettere danaro o altra utilità anche per ottenere un atto legittimo e conforme ai doveri di un funzionario pubblico.

Non è consentito tenere, direttamente o indirettamente, comportamenti tali da influenzare alcuna decisione della Pubblica Amministrazione; non è consentito inviare documenti amministrativi e contabili falsi o artatamente formulati, attestare requisiti inesistenti o dare garanzie non rispondenti al vero; non è consentito dare o promettere doni, danaro o altri vantaggi a pubblici ufficiali e impiegati incaricati di pubblico servizio in modo da influenzare l’imparzialità del loro giudizio professionale o ottenere condizioni di favore a danno della Pubblica Amministrazione.

Se i rapporti con la Pubblica Amministrazione prevedono il pagamento di commissioni o provvigioni, chi, autorizzando questi pagamenti ad agenti o altri intermediari, ha il fondato sospetto che parte di questi pagamenti od onorari possa essere usata per corrompere o influenzare la decisione di un pubblico ufficiale, deve darne immediata comunicazione all’Organismo di Vigilanza.

Tali prescrizioni si applicano altresì ai pagamenti fatti nei confronti di soggetti pubblici stranieri.

E’ vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici, italiani ed esteri, o a loro familiari, che possa influenzarne il comportamento, l’indipendenza di giudizio o possa indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio per Maico Italia.

Maico Italia non deve in nessun modo conseguire ingiustamente profitti a danno della P.A.; pertanto non deve:

1. a) ricevere indebitamente – tramite documenti falsi (o attestanti cose non vere), o mediante l’omissione di informazioni dovute – contributi, finanziamenti, rimborsi, mutui agevolati ovvero altre erogazioni da parte delle P.A;
2. b) utilizzare contributi, sovvenzioni o finanziamenti pubblici per scopi diversi da quelli per cui sono concessi;
3. c) redigere false rendicontazioni o rilasciare documenti falsi, in merito all’utilizzo dei suddetti finanziamenti ovvero in merito a rapporti commerciali con la P.A. regolati da meccanismi di rendicontazione;
4. d) venir meno, in tutto o in parte, agli obblighi contrattuali nei confronti della P.A., ovvero fornire prestazioni diverse da quelle contrattualizzate;
5. e) procurare indebitamente a sé o alla Società qualsiasi altro tipo di profitto (licenze, autorizzazioni, sgravi di oneri, agevolazioni fiscali o mancato pagamento di contributi previdenziali, ecc.) in danno delle Pubbliche Amministrazioni;
6. f) intraprendere attività economiche, conferire incarichi professionali, dare o promettere doni, danaro, o altri vantaggi, a pubblici ufficiali o impiegati pubblici coinvolti in procedimenti amministrativi che possano comportare vantaggi per la Società;
7. g) alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico o telematico della P.A. o intervenire senza diritto con qualsiasi modalità su dati, informazioni o programmi, contenuti in uno dei suddetti sistemi.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

7.4. I rapporti con le Associazioni e le Organizzazioni politiche e sindacali

I rapporti con associazioni, organizzazioni politiche e sindacali (e loro rappresentanti o candidati) sono ispirati ai più elevati principi di correttezza, imparzialità e indipendenza e sono riservati alle funzioni aziendali competenti.

Fatte salve le prerogative sindacali previste dalla normativa di legge e di contratto vigenti, ciascun destinatario del Codice è consapevole che l’eventuale coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità con le norme di riferimento.

Pertanto, eventuali contributi da parte di dipendenti, dirigenti, amministratori e sindaci, così come l’attività da essi prestata, sono da intendersi esclusivamente versati a titolo personale e volontario.

Ciascun destinatario dovrà altresì chiarire che le eventuali opinioni politiche espresse a terzi sono strettamente personali e non rappresentano, quindi, l’opinione e l’orientamento della Società stessa.

Nei rapporti con associazioni portatrici di interessi (es. associazioni di categoria, organizzazioni ambientaliste) nessun destinatario promette o versa somme o beni in natura o altri benefici per promuovere o favorire interessi di Maico Italia.

In tal senso Maico Italia impone espressamente ai propri dipendenti e collaboratori il divieto di ogni pratica riconducibile al c.d. “voto di scambio” finalizzata all’ottenimento di un vantaggio per la Società.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

7.5. I rapporti con le Autorità Giudiziarie e di Controllo

Maico Italia agisce in piena collaborazione con organismi normativi e governativi nel contesto del loro legittimo ambito di attività.

Maico Italia nello svolgimento della propria attività, opera in modo lecito e corretto collaborando con l’Autorità Giudiziaria, le Forze dell’Ordine e qualunque Pubblico Ufficiale che abbia poteri ispettivi e svolga indagini nei suoi confronti.

A tal fine esige che tutti i suoi amministratori, dirigenti, dipendenti e collaboratori prestino la massima disponibilità e collaborazione nei confronti di chiunque venga a svolgere ispezioni e controlli per conto dell’INPS, dell’INAIL, del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e di qualunque altra Pubblica Amministrazione.

In previsione di un procedimento giudiziario, di un’indagine o di un’ispezione da parte della P.A., nessuno deve distruggere o alterare registrazioni, verbali, scritture contabili e qualsiasi tipo di documento, mentire o fare dichiarazioni false alle autorità competenti; tentare di persuadere qualcun altro a fornire informazioni false o ingannevoli alle autorità competenti.

Nessuno può intraprendere attività economiche, conferire incarichi professionali, dare o promettere doni, danaro o altri vantaggi, a chi effettua gli accertamenti e le ispezioni ovvero alle autorità giudiziarie competenti.

Chiunque a titolo personale o per fatti dipendenti dal rapporto di lavoro, riceva mandati di comparizione, notifica di provvedimenti giudiziari, dovrà contattare immediatamente i legali della Società e informare l’Organismo di Vigilanza.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

 

8. CONTABILITA’ E CONTROLLO INTERNO

8.1. Trasparenza contabile e informativa societaria

L’impegno di Maico Italia è indirizzato a massimizzare il valore a lungo termine per gli azionisti.

Per tenere fede a questo impegno, Maico Italia adotta elevati standard di pianificazione finanziaria e di controllo e sistemi di contabilità coerenti e adeguati ai principi contabili applicabili.

Nell’espletare tale prassi, Maico Italia opera con la massima trasparenza coerentemente con le migliori pratiche d’affari:

1. a) garantendo che tutte le operazioni condotte siano dovutamente autorizzate, verificabili, legittime e coerenti fra di loro;
2. b) garantendo che tutte le operazioni siano adeguatamente registrate e contabilizzate coerentemente con la migliore prassi corrente e opportunamente documentate;
3. c) elaborando tempestivamente rendiconti finanziari periodici completi, accurati, attendibili, chiari e comprensibili;
4. d) sensibilizzando e informando i propri dipendenti circa l’esistenza, gli scopi e l’importanza del controllo interno;
5. e) analizzando e gestendo con diligenza professionale i rischi imprenditoriali connessi a tutte le attività della Società;
6. f) istituendo rigorosi processi di svolgimento delle attività che assicurino decisioni gestionali (comprese quelle relative a investimenti e cessioni) basate su solide analisi economiche che comprendano una prudente valutazione dei rischi e forniscano la garanzia che i beni aziendali siano impiegati in maniera ottimale;
7. g) assicurando che decisioni su temi finanziari, fiscali e contabili siano prese a un livello manageriale adeguato.

Maico Italia ritiene di fondamentale importanza per il proprio successo la trasparenza nelle modalità di registrazione contabile delle singole operazioni poste in essere.

Pertanto, Maico Italia richiede ai dipendenti relazioni accurate, tempestive e dettagliate sulle operazioni finanziarie. I dipendenti devono tenere registrazioni veritiere e accurate di tutte le operazioni finanziarie, accompagnate da adeguata documentazione di supporto.

È fatto divieto a tutti i dipendenti di adottare comportamenti o dar luogo a omissioni che possano condurre:

1. a) alla registrazione di operazioni fittizie;
2. b) alla registrazione di operazioni in modo fuorviante o non sufficientemente documentate;
3. c) alla mancata registrazione di impegni, anche solo di garanzia, da cui possano derivare responsabilità o obbligazioni.

I dipendenti a cui è richiesto di collaborare alla preparazione e presentazione di documenti assicurano, per quanto di loro competenza, che detti documenti siano completi, accurati, attendibili, chiari e comprensibili.

8.2. Procure e deleghe

Nessuno deve avere poteri di rappresentanza, direzione e gestione al di fuori di specifiche deleghe e del sistema di autorizzazioni e approvazioni già esistente all’interno di Maico Italia per l’assunzione di decisioni di gestione operativa, finanziaria e di investimento.

Tutte le attività effettuate da Maico Italia o da terzi in nome e per conto di Maico Italia devono essere, in un regime di riservatezza:

1. a) legittime e rispettose di norme, procedure e regolamenti;
2. b) aperte ad analisi e verifiche obiettive, con precisa individuazione dei soggetti coinvolti;
3. c) basate su informazioni corrette e complete.

In particolare, il sistema di deleghe deve assicurare che:

1. a) a nessun soggetto vengano attribuiti poteri illimitati o funzioni per legge non delegabili;
2. b) a nessun soggetto vengano contestualmente delegati poteri di spesa e di controllo;
3. c) il contenuto delle deleghe sia conforme alle responsabilità assegnate e non in sovrapposizione o conflitto, anche solo parziale o potenziale, con attribuzioni delegate ad altri soggetti;
4. d) i poteri e le attribuzioni conferiti siano conosciuti dall’Organismo di Vigilanza.

Le deleghe possono essere attribuite anche a soggetti esterni alla Società, ad esempio nell’ambito di rapporti di consulenza. In tal caso, insieme all’accettazione delle funzioni o dei compiti delegati, tali soggetti dovranno accettare i principi esposti nel presente Codice.

8.3. Tutela del capitale sociale e obblighi in relazione all’amministrazione

Gli amministratori (o chiunque ne svolga le funzioni) collaborano affinché i sindaci possano svolgere le attività di controllo ad essi affidate.

Nella corretta gestione del patrimonio sociale gli amministratori, i dipendenti, i dirigenti, i collaboratori e i soci dovranno:

1. a) valutare correttamente il patrimonio sociale, i beni, i crediti e le azioni, non attribuendo ad essi valori superiori o inferiori a quelli dovuti;
2. b) seguire gli stessi criteri nelle valutazioni e nelle altre operazioni necessarie/strumentali alle operazioni di fusione o scissione con altre Società;
3. c) non effettuare operazioni illecite sul capitale sociale.

Gli azionisti non possono essere liberati dall’obbligo di eseguire i conferimenti.

Nessuno deve cercare di influenzare il regolare svolgimento delle assemblee societarie, traendo in inganno o in errore i partecipanti.

Gli amministratori devono informare il loro comportamento a buona fede e correttezza, e in particolare sono tenuti a:

1. a) svolgere il loro incarico con diligenza e nel rispetto del criterio di collaborazione con gli altri organi societari;
2. b) comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza ogni comportamento che appaia in contrasto anche solo potenziale con il dettato legislativo, tutelando l’integrità del patrimonio sociale e prescindendo, ove richiesto, dall’interesse degli azionisti alla restituzione dei conferimenti;
3. c) verificare lo stato patrimoniale della Società, specie in riferimento all’esattezza e veridicità dei dati ivi riportati, prima di procedere alla ripartizione degli utili e delle riserve.

9. PRINCIPALI FATTISPECIE DI REATO

Nel rispetto di quanto espressamente previsto dal D.Lgs. 231/2001 e alla luce della propria integrità e correttezza, Maico Italia richiede che i propri dipendenti, amministratori e collaboratori nello svolgimento delle mansioni loro affidate si astengano dal porre in essere:

1. a) pratiche qualificabili come reato transnazionale ai sensi dell’art. 3 della Legge 16 marzo 2006, n. 146 (Legge contro il crimine organizzato in esecuzione della Convezione e dei Protocolli delle Nazioni Unite in materia) e in particolare: associazione per delinquere, associazione di tipo mafioso, associazione per delinquere finalizzata al contrabbando di tabacchi lavorati esteri, associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope, immigrazione clandestina, induzione a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria, favoreggiamento personale; si ricorda che si configura come transnazionale un reato che:

– sia commesso in più di uno Stato; oppure,

– sia commesso in uno Stato, ma una parte sostanziale della sua preparazione, pianificazione, direzione o controllo avvenga in un altro Stato; oppure,

– sia commesso in uno Stato, ma in esso sia implicato un gruppo criminale organizzato impegnato in attività criminali in più di uno Stato; oppure,

– sia commesso in uno Stato ma abbia effetti sostanziali in un altro Stato;

1. b) ogni forma di criminalità organizzata ai sensi dell’art. 24 ter del D.Lgs. 231/2001;
2. c) ogni comportamento rivolto alla falsificazione di monete, carte di pubblico credito, valori di bollo, strumenti e segni distintivi ai sensi dell’art. 25 bis del D.Lgs. 231/2001;
3. d) ogni forma di turbamento dell’esercizio dell’industria o del commercio e ogni forma di violazione del diritto d’autore ai sensi dell’art. 25 bis 1 e 25 novies del D.Lgs. 231/2001;
4. e) ogni comportamento di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita ai sensi dell’art. 25 octies del D.Lgs. 231/2001;
5. f) ogni comportamento rivolto a promuovere costituire, organizzare, dirigere o finanziare associazioni che si propongano il compimento di atti di terrorismo e/o gli atti di terrorismo stessi ai sensi dell’art. 25 quater del D.Lgs. 231/2001;
6. g) ogni pratica di mutilazione dei genitali femminili, ai sensi dell’art. 25 quater 1 del D.Lgs. 231/2001;
7. h) ogni pratica legata alla prostituzione minorile, detenzione di materiale pornografico e pedo pornografico e più in generale ogni pratica configurabile come reato contro la personalità individuale ai sensi dell’art. 25 quinquies del D.Lgs. 231/2001.

Chiunque venisse a conoscenza di violazioni riconducibili a una delle suddette ipotesi è tenuto ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza.

10. MODALITÀ DI ATTUAZIONE, DIFFUSIONE E CONTROLLO

10.1. Segnalazioni di violazioni del Codice

Maico Italia è costantemente impegnata nel raggiungimento dei più elevati standard di eccellenza di gestione relativamente alle sue responsabilità morali, sociali e di gestione degli affari nei confronti dei soggetti interessati.

Il Codice definisce le aspettative di Maico Italia nei confronti delle persone che ne fanno parte e le responsabilità di cui queste devono farsi carico per comportamenti coerenti.

Maico Italia incoraggia i dipendenti a rivolgersi all’Organismo di Vigilanza in ogni situazione inerente il Codice in cui essi possano essere in dubbio su quale sia il comportamento più appropriato.

A tutte le richieste di chiarimenti viene data una tempestiva risposta senza che vi sia per il dipendente alcun rischio di subire qualsiasi forma, anche indiretta, di ritorsione.

Maico Italia, al fine di far emergere casi anomali o presunti illeciti, mette a disposizione dei destinatari o di altri soggetti terzi aventi rapporti e relazioni d’affari con Maico Italia (ad esempio clienti), specifici canali di comunicazione dedicati (cd. Whistleblowing), idonei a garantire la ricezione e gestione delle segnalazioni circostanziate di condotte rilevanti fondate su elementi di fatto precisi e concordanti e la tutela del segnalante in linea con la normativa vigente.

Pertanto, chiunque venisse a conoscenza di violazioni del Codice che attengono al D.Lgs. 231/2001 ha l’obbligo di informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza, tramite email all’indirizzo organismo.vigilanza@maico-italia.it oppure immettendo la propria segnalazione nelle apposite cassette postali (attualmente ne sono disponibili tre) installate in prossimità delle timbrature delle presenze.

L’Organismo di Vigilanza è preposto alla ricezione e gestione delle segnalazioni.

Non saranno prese in considerazione le segnalazioni anonime ma sono assicurati a chiunque volesse ricorrere all’Organismo di Vigilanza l’anonimato e la massima riservatezza nel trattamento delle informazioni ricevute nel rispetto della normativa sulla Privacy.

Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo di segnalazione nonché la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle sue funzioni istituzionali, l’Organismo di Vigilanza è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le segnalazioni ricevute.

I documenti in formato elettronico sono conservati in una “directory” protetta da credenziali di autenticazione conosciute dai componenti dell’Organismo ovvero dai soggetti espressamente autorizzati dallo stesso. I documenti cartacei sono archiviati presso un luogo identificato il cui accesso è consentito ai componenti dell’Organismo ovvero ai soggetti espressamente autorizzati dallo stesso.

In caso di segnalazioni prodotte in evidente malafede, l’Organismo di Vigilanza si riserva di archiviare le stesse cancellando i nomi e gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti segnalati.

10.2. Sistema sanzionatorio

La violazione del Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con Maico Italia e può portare all’attivazione di azioni legali e all’adozione di provvedimenti, nei confronti dei destinatari, in coerenza con le disposizioni di legge e con i previsti regimi contrattuali.

Nei casi in cui vengano accertate presunte violazioni dei principi contenuti nel Codice, l’Organismo di Vigilanza sottopone tali casi all’attenzione della funzione aziendale ovvero degli organi sociali competenti.

Costituisce violazione del Codice qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi ha fatto segnalazioni in buona fede di possibili violazioni del Codice o richieste di chiarimento sulle modalità applicative del Codice stesso. Costituisce parimenti violazione del Codice il comportamento di chi dovesse accusare altri dipendenti di violazione del Codice con la consapevolezza che tale violazione non sussiste.

La violazione dei principi fissati nel presente Codice compromette il rapporto fiduciario tra Maico Italia ed i propri amministratori, dipendenti, dirigenti, consulenti, collaboratori, clienti, fornitori, partners e chiunque intrattenga a vario titolo rapporti con la Società.

Ne consegue che ogni trasgressore delle singole regole di condotta prescritte da questo Codice sarà punibile con sanzioni disciplinari che possono comportare, a seconda delle circostanze, anche la risoluzione del rapporto di lavoro subordinato o del contratto di collaborazione.

Maico Italia perseguirà le violazioni del presente Codice attraverso provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati, commisurati alla gravità dell’infrazione e alla eventuale reiterazione della stessa.

L’applicazione di sanzioni disciplinari per violazione delle regole di condotta ed inosservanza delle disposizioni aziendali è indipendente dall’instaurazione di azioni giudiziarie e dal loro esito, e pertanto prescinde dal carattere di illecito penale che la condotta possa configurare.

Il sistema disciplinare adottato da Maico Italia, in linea con quanto previsto dal Codice Civile, dallo Statuto dei Lavoratori e dal CCNL applicabile, è consultabile presso la intranet e la bacheca aziendale.

 

11. SEGNALAZIONI

Tutti i Destinatari sono tenuti al rispetto del Codice ed a segnalare eventuali comportamenti non conformi ai principi e alle regole in esso contenuti.

La segnalazione deve essere effettuata direttamente all’Organismo di Vigilanza, tramite l’invio di una comunicazione all’indirizzo di posta elettronica organismo.vigilanza@maico-italia.it oppure di una lettera indirizzata all’Organismo di Maico Italia S.r.l., presso la sede legale della Società, in 25017 Lonato del Garda (BS), Via Maestri del Lavoro n. 12.

Quanto ricevuto dall’Organismo di Vigilanza è conservato in uno specifico archivio di natura informatica e/o cartacea, il cui accesso, conservazione e protezione è curato dell’Organismo stesso, nel rispetto della normativa vigente.

In conformità a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing è inoltre disponibile al link https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/Maico-Italia un canale alternativo di segnalazione (scritto e/o orale), idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante.

La Società garantisce la tutela dei segnalanti contro qualsiasi forma, diretta o indiretta, di ritorsione, discriminazione o penalizzazione (applicazione di misure sanzionatorie, demansionamento, licenziamento, trasferimento o sottoposizione ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro) per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

La Società assicura in tutti i casi la riservatezza o, ove richiesto, l’anonimato del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede. Per ogni altro dettaglio sulle modalità e gestione delle Segnalazioni Whistleblowing si rimanda all’apposita Procedura adottata dalla Società e consultabile al seguente link https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/Maico-Italia. Qualunque sia il canale di comunicazione utilizzato da chi effettua la segnalazione, la Società si impegna a trattare ogni segnalazione ricevuta con confidenzialità e riservatezza, nell’osservanza delle policy aziendali e di ogni legge applicabile.

Maico Italia intende aderire ai principi di cui al D.Lgs. 8 giugno 2002 n. 231 e alle previsioni ed innovazioni tutte di cui al D.Lgs. 101/2018 di adeguamento al cd. GDPR (Regolamento UE 2016/679) in quanto compatibili con l’attività di esercizio e con il Codice in materia di Protezione dei Dati Personali (D.Lgs. n. 196/2003) mediante l’adozione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo che trova il momento di più alta espressione nel presente Codice Etico che del Modello costituisce, dunque, parte integrante

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza

Avv. Lucianna D’Onofrio

Il membro interno
Sig. Fabio Ottonelli

Maico Italia S.r.l.
Ing. Virgilio Montorio